Privacyverklaring

Deze verklaring geldt voor onze website, contacten met (potentiële) cliënten, de uitvoering van onze accountantsdiensten, sollicitaties en de behandeling van klachten en meldingen. Voor medewerkers kunnen daarnaast aanvullende interne privacydocumenten gelden.

1. Wie is verantwoordelijk?

ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V. is voor veel van de hieronder beschreven verwerkingen verwerkingsverantwoordelijke. Bij specifieke werkzaamheden kan de verdeling van AVG-rollen anders zijn. Wij beoordelen die rol per opdracht en leggen waar nodig afspraken vast.

Adres: Bloemlaan 2 | 2132 NP Hoofddorp

KvK-nummer: 34081093

Privacycontact: j.vandevelde@etl-ao.nl

2. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met ons gaat het onder meer om:

• naam, functie, werkgever, zakelijke of privécontactgegevens en correspondentie;
• identificatie-, UBO- en andere cliëntenonderzoeksgegevens in het kader van de Wwft;
• gegevens uit administraties en controledossiers, zoals financiële, salaris- en personeelsgegevens of gegevens van betrokkenen bij transacties;
• gegevens die u aanlevert via onze website, een contactverzoek, klachtenformulier of meldkanaal;
• sollicitatiegegevens, zoals cv, motivatie, opleidings- en ervaringsgegevens;
• technische gegevens over websitegebruik, zoals IP-adres en cookievoorkeuren, voor zover deze daadwerkelijk worden verzameld.

Bij accountantsopdrachten kunnen wij ook persoonsgegevens van personen verwerken met wie wij geen rechtstreeks contact hebben, bijvoorbeeld werknemers, bestuurders, klanten of leveranciers van een cliënt. Soms gaat het daarbij om bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens. Die verwerken wij uitsluitend wanneer dat noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.

3. Voor welke doeleinden en op welke grondslagen?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een AVG-grondslag bestaat. De voornaamste doeleinden zijn:

• Uitvoering van opdrachten, cliëntcontact en facturatie: uitvoering van een overeenkomst, gerechtvaardigd belang of – waar van toepassing – een wettelijke verplichting.
• Wettelijke controles, dossieropbouw, kwaliteitsbewaking, toezicht en naleving van beroepsregels: wettelijke verplichtingen en/of gerechtvaardigde belangen, afhankelijk van de concrete verwerking.
• Cliëntenonderzoek en meldverplichtingen op grond van de Wwft: wettelijke verplichting.
• Beantwoording van vragen, behandeling van klachten en beveiliging van onze systemen: gerechtvaardigd belang en waar relevant een wettelijke verplichting.
• Werving en selectie: gerechtvaardigd belang, stappen voorafgaand aan een eventuele overeenkomst en, waar noodzakelijk, toestemming.
• Nieuwsbrieven of niet-noodzakelijke cookies: toestemming waar de wet dat vereist.

Als wij ons op een gerechtvaardigd belang baseren, wegen wij dat belang af tegen uw privacybelangen. Wij verwerken niet meer gegevens dan voor het doel noodzakelijk is.

4. Waar komen uw gegevens vandaan?

Wij ontvangen gegevens rechtstreeks van u, van onze cliënten en hun medewerkers of vertegenwoordigers, uit administraties en documenten die voor een opdracht worden verstrekt, en waar toegestaan uit openbare bronnen zoals het Handelsregister of relevante registers. Bij wettelijke controles zijn wij niet altijd in staat iedere betrokkene afzonderlijk te informeren; voor zover een wettelijke uitzondering geldt, blijft deze privacyverklaring beschikbaar.

5. Met wie delen wij gegevens?

Alleen wanneer dat nodig en toegestaan is, delen wij gegevens met bevoegde medewerkers en zorgvuldig geselecteerde dienstverleners, zoals IT-, hosting- en dossierleveranciers. Ook kan verstrekking plaatsvinden aan toezichthouders, bevoegde autoriteiten of andere partijen wanneer de wet of een professionele verplichting dat vereist. Bij samenwerking binnen het ETL-netwerk of met andere accountants worden gegevens uitsluitend gedeeld voor zover daarvoor een rechtmatige grondslag bestaat en passende afspraken zijn gemaakt.

Voor onze werkzaamheden gelden daarnaast de toepasselijke geheimhoudings- en onafhankelijkheidsregels. Leveranciers die namens ons gegevens verwerken, binden wij waar nodig aan verwerkersafspraken.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, doen wij dit alleen met een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen.

7. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig of wettelijk vereist. Voor wettelijke controledossiers gelden in beginsel bewaartermijnen van ten minste zeven jaar op grond van de accountantsregelgeving. Voor bepaalde Wwft-gegevens geldt in beginsel vijf jaar na het einde van de zakelijke relatie of de relevante transactie, behoudens toepasselijke uitzonderingen en overlappende verplichtingen. Voor administratieve, sollicitatie-, website- en contactgegevens hanteren wij per categorie een passende bewaartermijn.

Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dat noodzakelijk is voor een lopend geschil, onderzoek of een andere wettelijke verplichting.

8. Hoe beveiligen wij gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatig gebruik. Denk aan toegangsbeperking, beveiligde systemen, passende afspraken met leveranciers en vertrouwelijkheidsverplichtingen voor medewerkers. Wij beoordelen en actualiseren deze maatregelen waar nodig.

9. Uw privacyrechten

U kunt ons, afhankelijk van de situatie, verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering of beperking van uw gegevens, overdraagbaarheid of bezwaar tegen een verwerking. U kunt een gegeven toestemming altijd intrekken. Niet ieder verzoek kan volledig worden gehonoreerd, bijvoorbeeld wanneer wettelijke bewaarplichten of de rechten van anderen zich daartegen verzetten.

Stuur uw verzoek naar ons privacycontact. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Indien nodig kunnen wij om aanvullende informatie vragen om uw identiteit veilig te verifiëren. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Cookies en websitegebruik

Onze website kan functionele cookies en, afhankelijk van de inrichting, analytische of andere cookies gebruiken. Voor cookies waarvoor toestemming vereist is, vragen wij die vooraf. U kunt uw keuze daarna wijzigen via de cookie-instellingen op onze website.

11. Klachten, meldingen en sollicitaties

Bij een klacht of een melding kunnen ook gevoelige gegevens worden verwerkt. Deze zijn uitsluitend toegankelijk voor personen die betrokken moeten zijn bij een zorgvuldige behandeling en worden conform de daarvoor geldende procedures bewaard. Voor meldingen van misstanden verwijzen wij naar onze klokkenluidersregeling; voor klachten over onze dienstverlening naar onze klachtenregeling.

Sollicitatiegegevens gebruiken wij voor de beoordeling van uw sollicitatie en, alleen waar toegestaan, voor een eventuele toekomstige vacature.

12. Wijzigingen en contact

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website of de regelgeving verandert. De meest recente versie staat op onze website.

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of onze omgang met persoonsgegevens? Neem contact met ons op via ons privacycontact.